1. Defina os eventos do funil
Antes de escolher campos e automações, defina quais eventos mudam a responsabilidade ou a próxima ação.
- Novo contato
- Qualificação
- Visita ou aula a marcar
- Agendamento confirmado
- Comparecimento
- Pós-visita
- Documentação
- Matrícula ou encerramento
2. Registre apenas o contexto útil
O CRM deve preservar o que ajuda a continuar a jornada sem transformar a equipe em digitadora.
- Origem e unidade
- Curso, série ou interesse
- Responsável
- Resumo da conversa
- Próxima ação e data
- Motivo de perda quando existir
3. Separe preferência de confirmação
Uma pessoa preferir terça-feira não significa que a visita esteja marcada. Agenda, CRM e mensagem precisam refletir o mesmo estado.
4. Desenhe o follow-up por contexto
Cadência deve usar estágio, último combinado e motivo da espera. Resposta do lead pausa ou recalcula a sequência.
5. Defina onde a IA pode atuar
Liste cada capacidade e o nível de autonomia permitido.
- Resumir conversa
- Classificar intenção
- Consultar conhecimento
- Sugerir campos
- Consultar agenda
- Criar evento
- Atualizar CRM
- Enviar mensagem
6. Teste antes de automatizar
Use casos reais anonimizados, erros de integração, mudança de unidade, pedido de humano e ausência de disponibilidade.
7. Meça a jornada completa
Métricas de aquisição precisam se conectar a resposta, agendamento, comparecimento e matrícula.
- Tempo de resposta
- Lead → visita
- Comparecimento
- Visita → matrícula
- Tempo parado
- Follow-ups pendentes
- Motivos de perda